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外贸邮件附件注意细节

英文电邮,经常会用到附件。邮件里没法简单说明的问题需要用附件补充,图片文件需要附件,报价单需要附件,测试报告需要附件,相关图稿需要附件,产品的技术参数需要附件,多产品类比更需要附件。

外贸邮件附件注意细节(图1)

明明邮件里写了“Please find the pricelist in attachment”,结果发送的时候还是忘记插入附件。运气好的,也许发送以后很快就发现,再跟进一封邮件补上附件,虽然不是太好但也无伤大雅。不太仔细的,直到客户回复“附件呢?”这会引起客户对自身工作专业性进行考量。

所以在每封邮件发送之前,自己一定要通读一下,看看是否通顺简洁、没有歧义。还需要检查,是否在需要加入附件的时候,有所遗忘。

附件的大小是需要严格控制的,简单来说如果不是用来做设计稿或者印刷稿确认,是不需要使用太大附件的。很多业务员给客户做报价单,总是顺手把刚拍好的照片插入excel,结果造成文件很大,好几兆甚至几十兆,不仅发送的人吃力,而且客户收取也吃力,浪费彼此时间,还要挑战客户耐心。

所以在制作报价单的时候,插入图片之前以先用photoshop做好处理,修边,设置图片大小,修改像素,图片压缩,让每张照片都显示成同样大小和同样尺寸,再放进报价单里,一眼看上去就非常整洁美观,体现出自己的专业化服务。


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